В соответствии со ст. 24 ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее – Закон) резиденты и нерезиденты, осуществляющие в Российской Федерации валютные операции, обязаны представлять органам и агентам валютного контроля документы и информацию, связанную с проведением валютных операций, а также вести в установленном порядке учет и составлять отчетность по проводимым ими валютным операциям, обеспечивая сохранность соответствующих документов и материалов в течение не менее трех лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора.

Согласно ст. 20 Закона паспорт сделки должен содержать сведения, необходимые в целях обеспечения учета и отчетности и осуществления валютного контроля по валютным операциям между резидентами и нерезидентами. Указанные сведения отражаются в паспорте сделки на основании подтверждающих документов, имеющихся у резидентов.

Единые формы учета и отчетности по валютным операциям, порядок и сроки их предоставления устанавливает Центральный банк РФ, может устанавливать единые правила оформления резидентами в уполномоченных банках паспорта сделки при осуществлении валютных операций между резидентами и нерезидентами.

Согласно п. 8.1 Инструкции Банка России «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением» при внесении изменений и (или) дополнений в контракт (кредитный договор), которые затрагивают сведения, содержащиеся в оформленном ПС, либо изменения иной информации, указанной в оформленном ПС (за исключением изменения информации о банке ПС), резидент направляет в банк ПС заявление о переоформлении ПС.

Одновременно с заявлением о переоформлении ПС резидент представляет в банк документы и информацию, которые являются основанием для внесения изменений в ПС (п.8.3 Инструкции).

В соответствии с пунктом 8.4 Инструкции заявление о переоформлении паспорта сделки, документы и информация, которые необходимы для переоформления паспорта сделки, представляются резидентом в срок не позднее 30 рабочих дней после даты внесения соответствующих изменений в Единый государственный реестр юридических лиц.

Согласно пункту 8.5 Инструкции № 138-И заявление о переоформлении паспорта сделки, документы и информация проверяются Банком ПС в срок, не превышающий трех рабочих дней, и считаются представленными резидентом в срок, в случае если уполномоченным банком приняты представленные резидентом заявление о переоформлении паспорта сделки, документы и информация, которые необходимы для переоформления, и паспорт сделки переоформлен в срок, не превышающий в совокупности сроки установленные настоящим пунктом и пунктов 8.4 настоящей Инструкции.

В случае получения резидентом отказа банка ПС в переоформлении ПС резидент после устранения выявленных недостатков повторно представляет в банк ПС заявление о переоформлении ПС и необходимые документы и информацию.

В связи с этим необходимо в срок подать заявление о переоформлении паспорта сделки и необходимые в связи с этим документы, исходя из Вашей конкретной ситуации.

Невыполнение этих действий влечет на основании ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ в связи с нарушением установленных правил оформления паспортов сделок наложение административного штрафа на юридических лиц в размере от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

В соответствии с ч. 2 статьи 2.1 КоАП РФ юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых настоящим Кодексом или законами субъекта Российской Федерации предусмотрена административная ответственность, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению.

Вместе с тем в силу статьи 2.9 КоАП РФ при малозначительности совершенного административного правонарушения судья, орган, должностное лицо, уполномоченные решить дело об административном правонарушении, могут освободить лицо, совершившее административное правонарушение, от административной ответственности и ограничиться устным замечанием.

Однако эта статья, как правило, применяется, в исключительных случаях и требует мотивированного обоснования. В связи с этим ссылка на тот факт, что Вы отправляли дополнительное соглашение, может быть не принят судом, поскольку Вы должны были руководствоваться Инструкцией и предоставить в срок заявление о переоформлении паспорта сделки. Поскольку из вашего сообщения не ясны все обстоятельства дела, мы бы Вам рекомендовали обратиться за помощью и полноценной консультацией к юристам, дабы избежать наложения на организацию административного штрафа.